Zitting van 28 maart 2024
Afdeling Financiële zaken
Overheidsopdrachten
P.3. Dossiernaam: Financiële dienst - visumvrijstelling
Onderwerp: Vrijstelling van visum door de financieel directeur: hernemen van de beslissing van 27 september 2016 omwille van terminologische aanpassing, vigerende wetgeving en gelijkstellen van de visumbedragen aan deze van de gemeente.
Voorgeschiedenis
● Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 september 2016 houdende de visumverlening door financieel beheerder waarin beslist werd dat verbintenissen waarvan het bedrag lager is dan 8.500 euro excl.btw worden vrijgesteld van de visumverplichting.
● Beslissing van het vast bureau van 20 februari 2024 houdende de goedkeuring van de nieuwe werkwijze en intern controlesysteem betreffende de aankopen, naar aanleiding van de gewijzigde wetgeving op de overheidsopdrachten.
● Beslissing van het vast bureau van 12 maart 2024 houdende de beslissing tot gelijktrekken van het bedrag van de opdrachten waarvoor het visum wordt uitgesloten en gelijkstellen van het begrip dagelijks bestuur in de drie entiteiten van lokaal bestuur Tremelo (gemeente, OCMW, AGB) en toevertrouwen bevoegdheid tot ondertekening van bestelbonnen < 3.000 euro excl.btw aan de algemeen directeur.
Feiten en context
Ten gevolge van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en het besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus (BVR BBC) van de lokale besturen van 30 maart 2018, zijn de in de beslissing van 27 september 2016 genoemde artikelen die verwijzen naar het Gemeentedrecreet van 15 juli 2005 en het BVR BBC van 25 juni 2010 niet meer van toepassing. Ook de terminologie is gewijzigd.
Daarbij dient het bedrag van 8.500 euro excl.btw - voor de verbintenissen die worden vrijgesteld van de visumverplichting - te worden aangepast naar aanleiding van de door het vast bureau genomen beslissingen van:
● enerzijds 20 februari 2024: goedkeuring nieuwe werkwijzen en intern controlesysteem alle aankopen;
● en anderzijds 12 maart 2024: gelijktrekken visumbedrag en gelijkstellen begrip dagelijks bestuur in de drie entiteiten van lokaal bestuur Tremelo en toevertrouwen ondertekeningsbevoegdheid aan de algemeen directeur voor bestelbonnen met een waarde van < 3.000 euro excl.btw.
Juridische grond
● De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
● Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
● Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
● Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 177, 266 en 267 betreffende de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole, de visumverplichting en dat de gemeenteraad, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden bepaalt waaronder de financieel directeur de controle uitoefent.
● Het besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus (BVR BBC) van de lokale besturen van 30 maart 2018.
● De wet op de overheidsopdrachten van 17 juni 2016, meer bepaald artikel 28, §1, 6°.
Argumentatie
Naar aanleiding van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 dat het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 vervangt en Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale [en de provinciale] besturen van 30 maart 2018 dat het Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van 25 juni 2010 vervangt, moet er nu verwezen worden naar de correcte wetgeving en artikelen en wordt daarbij ook de terminologie, naar analogie van deze wetgeving, aangepast. De terminologische aanpassing houdt in dat 'financieel beheerder' gewijzigd wordt in 'financieel directeur'.
Inhoudelijk blijft de vrijstelling van de visumverplichting hetzelfde, uitgezonderd de bepaling dat een voorlopig visum of een visum onder voorbehoud van aanpassing van het budget niet is toegestaan. Dit laatste is namelijk toegestaan volgens art. 266, 2de lid van het Decreet lokaal bestuur.
Volgens artikel 177, 1ste lid, 1° van het Decreet lokaal bestuur staat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid in voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267.
Artikel 266 van het Decreet lokaal bestuur bepaalt volgende:
● De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
● De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177 eerste lid, 1°. Hij verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat.
● De gemeenteraad bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur de controle, vermeld in het tweede lid, uitoefent. De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting.
● Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt de voorwaarden die gelden om advies te kunnen vragen aan de financieel directeur over de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen die van de visumverplichting zijn uitgesloten.
Artikel 99 van BVR BBC bepaalt volgende:
● De volgende categorieën van verrichtingen kunnen niet worden uitgesloten van de visumverplichting: 1° de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer;
4° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan vijftigduizend euro;
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan vijfentwintigduizend euro;
6° de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan tienduizend euro.
● Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie wordt de totale duur aangenomen voor de toepassing van het eerste lid.
● In afwijking van het eerste lid, 3°, kunnen de aanstellingen van één jaar of meer in de volgende gevallen wel uitgesloten worden van de visumverplichting:
1° een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, paragraaf 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
2° een tewerkstelling ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden dan de werkgelegenheidsmaatregelen, vermeld in punt 1°, voor maximaal vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de voormelde wet, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
BESLUIT
17 stemmen voor: Bert De Wit, Bertrand Eraly, Diane Willems, Nick De Rijck, Christoph Torfs, Jan Van Herck, Diana Van Leemputten, Marc Verlinden, Petra Vreys, Theo Smets, Johan Van Lier, Nele De Preter, Joris Heremans, Katrien van Gilse, Jolien Wittemans, Geert Laporte en Luc Goffin
3 onthoudingen: Paul Dams, Nadia Van Beughem en Alain Verschaeren
Art. 1:
De hiernavolgende voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn wettelijk niet vrijgesteld van het voorafgaand visum van de financieel directeur voordat enige verbintenis kan worden aangegaan:
1° de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer waarbij bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie de totale duur wordt aangenomen;
4° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan vijftigduizend euro;
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan vijfentwintigduizend euro;
6° de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan tienduizend euro.
Art. 2:
De raad voor maatschappelijk welzijn besluit dat alle andere voorgenomen financiële verbintenissen dan opgenomen onder artikel 1 van huidig besluit en die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn vrijgesteld van het voorafgaand visum van de financieel directeur.
Art. 3:
In het kader van overheidsopdrachten moet het visum worden toegekend voor de toewijzing aan de gunninghouder wordt betekend.