Zitting van 23 april 2026

OCMW

Bestuur en Werking

P.1. Dossiernaam: Goedkeuring notulen open RMW
Onderwerp: Goedkeuring notulen open raad voor maatschappelijk welzijn 26 februari 2026

Zitting van 23 april 2026

Afdeling P&O

Bestuur en Werking

P.2. Dossiernaam: Kader organisatiebeheersing
Onderwerp: Kader organisatiebeheersing 'Op Koers'

Argumentatie

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

●        de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;

●        wetgeving en procedures naleeft;

●        over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

●        op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

●        de activa beschermt en fraude voorkomt.

Om organisatiebeheersing op een gestructureerde en overzichtelijke manier te kunnen aanpakken hebben we afspraken over de manier waarop we dit concreet gaan aanpakken nodig. Het kader dient als raamwerk voor alle initiatieven en rapportering en omschrijft:

●        het model waarop we ons baseren voor de zelfevaluatie: Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen

●        de aanpak: PDCA-cyclus

●        afbakening van de rollen

●        het risicomanagement en prioritering

●        het bepalen van beheersmaatregelen en acties

●        de periodieke opvolging en rapportering

Dit is een cyclisch proces dat zowel beheersmaatregelen en periodieke opvolging voor het dienst- als organisatieniveau omvat. Om hier ook intern een wervend verhaal van te maken is ervoor gekozen het kader de naam ‘Op Koers’ te geven. Op Koers is de manier waarop we samen zicht houden op hoe we werken, waar we staan en waar bijsturing nodig is: niet als extra laag controle, maar als een gedeeld kader dat houvast biedt.

Zitting van 23 april 2026

Afdeling P&O

Bestuur en Werking

P.3. Dossiernaam: Organisatiebeheersing - rol Audio
Onderwerp: Organisatiebeheersing - rol Audio

Argumentatie

Gemeente en OCMW Tremelo zijn lid van Audio sinds 2017. Audio is een professionele interne adviseur die uitsluitend werkt voor lokale besturen en verbonden entiteiten die haar leden vormen. Audio voerde in de periode van 2017 tot 2025 verschillende audits uit in Tremelo.

Jaarlijks is er een kostendekkingsbijdrage van ca. 3000 euro, een bijdrage in de kosten die normaliter wordt verrekend in het budget bij facturatie van een uitgevoerde audit- of adviesopdracht. Voor leden die geen audit of advies bestellen, wordt deze bijdrage afzonderlijk gefactureerd. Dit gebeurt in het kader van de voorwaarden van btw-vrijstelling voor een kostendelende vereniging en het gelijkheidsprincipe. Indien wel een audit uitgevoerd wordt, wordt enkel die audit aangerekend.

De raad van bestuur en de algemene vergadering (AV) van Audio beslisten eind vorig jaar dat gedurende een legislatuur (bv. 2026 - 2031) eenmalig de kostendekkingsbijdrage kan worden kwijtgescholden. Een pauze van één jaar kan dus zonder aanrekening van een kostendekkingsbijdrage. Voor de jaren erna wordt een kostendekkingsbijdrage aangerekend. 

De raad van bestuur en AV beslisten tevens om vanaf 2026 in de maand februari aan alle leden een bijdrage in de kosten van het voortraject van een auditopdracht aan te rekenen. Voor leden die een opdracht bestellen, wordt dit later in mindering gebracht bij de facturatie. Voor leden die geen audit bestellen, geldt dit als kostendekkingsbijdrage.

In 2026 wordt, vanuit de eigen dienst organisatiebeheersing van gemeente Tremelo en overlegd in het managementteam, een nieuw kader organisatiebeheersing voorgesteld aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn door de algemeen directeur. De interne capaciteit om de zelfevaluatie-planning die in dat kader opgenomen is uit te voeren is momenteel aanwezig in de organisatie. Bovendien zijn er diverse actieplannen opgemaakt de voorbije jaren die gerealiseerd dienen te worden. Er wordt dan ook de voorkeur aan gegeven om beschikbare middelen in te zetten voor de uitvoering van concrete verbeteringen eerder dan het inschakelen van een externe partner voor verdere analyse-oefeningen. Er wordt maximaal gebruikgemaakt van de analyse-instrumenten die Audit Vlaanderen doorheen de jaren al ter beschikking stelde van de lokale besturen en de goede praktijken die te vinden zijn in de diverse thematische rapporten van Audit Vlaanderen en op hun website.

Artikel 8 van de statuten van Audio luidt: “de hoedanigheid van deelgenoot wordt verloren:

1. Door ontslag: een deelgenoot kan ontslag nemen bij ter post aangetekende brief gericht aan de voorzitter van de raad van bestuur tijdens de eerste zes maanden van het betrokken werkjaar. De uittreding kan pas aanvang nemen met ingang van 1 januari van het volgend werkingsjaar."

Als het besluit tot ontslag genomen wordt in het eerste semester van 2026 en de kennisgeving aan Audio per aangetekende brief tijdig gebeurt, gaat het ontslag in vanaf 1 januari 2027.

Gezien de beslissing tot toetreding wordt genomen door de raad (gemeenteraad voor gemeente en RMW voor OCMW), dient ook de beslissing tot uittreding genomen te worden door de raad.

Zitting van 23 april 2026

Afdeling Financiële zaken

Financiën

P.4. Dossiernaam: Tweede pensioenpijler
Onderwerp: Bijlage tot de toetredingsakte OFP Prolocus van 29/04/2022

Argumentatie

Op het niveau van OFP Prolocus zijn in mei 2025 administratieve wijzigingen genomen die geen financiële impact hebben voor het bestuur maar wel o.a.een verlaging van de beheerskosten met zich meebrengen.

Deze wijzigingen moeten op lokaal niveau worden bevestigd door het ondertekenen van een bijlage tot de toetredingsakte die op 29 april 2022 door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn werd ondertekend.

De presentatie in bijlage geeft een gedetailleerd overzicht van alle genomen aanpassingen.