Zitting van 23 april 2026

 

Aanwezig de dames en heren:

Bert De Wit: Burgemeester;

Bertrand Eraly, Elynn Van Uffel, Nico Scheers, Diana Van Leemputten, Diane Willems: Schepenen;

Paul Dams, Nadia Van Beughem, Leo Van Win, Alain Verschaeren, Chris Lievens, Christoph Torfs, Luc Goffin, Joris Heremans, Katrien van Gilse, Jolien Wittemans, Steven De Haes, Hannah Desaever, Conan Mattheus, Sonja Van Espen, Kimberley Leys, Mario Mergaerts, Ludovic Geuens, Paul Mergaerts: Raadsleden;

Wim Vandenbroeck: Algemeen directeur;

 

 

Overzicht punten

 

Zitting van 23 april 2026

 

OCMW

 

Bestuur en Werking

P.1. Dossiernaam: Goedkeuring notulen open RMW
Onderwerp: Goedkeuring notulen open raad voor maatschappelijk welzijn 26 februari 2026

 

 

Voorgeschiedenis

26 februari 2026: raad voor maatschappelijk welzijn

 

Juridische grond

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt, mits eventuele aanpassingen, de notulen van de open raad voor maatschappelijk welzijn goed.

 

BESLUIT

eenparig

 

Art. 1:

De raad keurt de notulen van de open zitting van 26 februari 2026 goed.

 

 

 

Publicatiedatum: 04/06/2026
Overzicht punten

 

Zitting van 23 april 2026

 

Afdeling P&O

 

Bestuur en Werking

P.2. Dossiernaam: Kader organisatiebeheersing
Onderwerp: Kader organisatiebeheersing 'Op Koers'

 

 

Voorgeschiedenis

25 april 2017: De raad voor maatschappelijk welzijn besluit tot aansluiting bij Audio.

18 mei 2017: De gemeenteraad besluit tot aansluiting bij Audio.

26 september 2017: De raad voor maatschappelijk welzijn besluit tot goedkeuring van het kader van het interne controlesysteem - organisatiebeheersing.

28 september 2017: De gemeenteraad besluit tot goedkeuring van het kader van het interne controlesysteem - organisatiebeheersing.

2 maart 2026: Bespreking rol Audio en kader organisatiebeheersing in het managementteam.

17 maart 2026: Het college van burgemeester en schepenen besluit een positief advies te verlenen aan de gemeenteraad om uit Audio te stappen.

17 maart 2026: Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het vernieuwde kader van organisatiebeheersing voor lokaal bestuur Tremelo en gaat akkoord met de agendering ervan op de gemeenteraad.

17 maart 2026: Het vast bureau besluit een positief advies te verlenen aan de raad voor maatschappelijk welzijn om uit Audio te stappen.

17 maart 2026: Het vast bureau neemt kennis van het vernieuwde kader van organisatiebeheersing voor lokaal bestuur Tremelo en gaat akkoord met de agendering ervan op de raad voor maatschappelijk welzijn.

 

Feiten en context

Het decreet lokaal bestuur bepaalt de verplichtingen voor organisatiebeheersing: Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

 

Het lokaal bestuur Tremelo beschikt over een kader, maar dat dateert al van 2017 en verdient een update.

Bijgevolg wordt een nieuw kader voorgesteld, dat goedgekeurd moet worden door zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn.

 

Juridische grond

Decreet lokaal bestuur, artikel 217, 218, 219, 220.

 

Advies

Het positief advies van het managementteam van 2 maart 2026.

Het managementteam geeft een positief advies om het kader organisatiebeheersing zoals dat voorgesteld wordt goed te keuren en uit te voeren.

Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau verlenen een positief advies aan de gemeenteraad om uit Audio te stappen.

 

Argumentatie

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

        de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;

        wetgeving en procedures naleeft;

        over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

        op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

        de activa beschermt en fraude voorkomt.

 

Om organisatiebeheersing op een gestructureerde en overzichtelijke manier te kunnen aanpakken hebben we afspraken over de manier waarop we dit concreet gaan aanpakken nodig. Het kader dient als raamwerk voor alle initiatieven en rapportering en omschrijft:

        het model waarop we ons baseren voor de zelfevaluatie: Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen

        de aanpak: PDCA-cyclus

        afbakening van de rollen

        het risicomanagement en prioritering

        het bepalen van beheersmaatregelen en acties

        de periodieke opvolging en rapportering

Dit is een cyclisch proces dat zowel beheersmaatregelen en periodieke opvolging voor het dienst- als organisatieniveau omvat. Om hier ook intern een wervend verhaal van te maken is ervoor gekozen het kader de naam ‘Op Koers’ te geven. Op Koers is de manier waarop we samen zicht houden op hoe we werken, waar we staan en waar bijsturing nodig is: niet als extra laag controle, maar als een gedeeld kader dat houvast biedt.

 

BESLUIT

14 stemmen voor: Bert De Wit, Bertrand Eraly, Elynn Van Uffel, Nico Scheers, Diana Van Leemputten, Diane Willems, Jan Van Herck, Luc Goffin, Joris Heremans, Steven De Haes, Hannah Desaever, Conan Mattheus, Mario Mergaerts en Paul Mergaerts

8 stemmen tegen: Paul Dams, Leo Van Win, Chris Lievens, Christoph Torfs, Katrien van Gilse, Jolien Wittemans, Sonja Van Espen en Kimberley Leys

3 onthoudingen: Nadia Van Beughem, Alain Verschaeren en Ludovic Geuens

 

Art. 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit het nieuwe kader organisatiebeheersing voor lokaal bestuur Tremelo goed te keuren.

Art. 2:

Het kader wordt als bijlage toegevoegd bij dit besluit en maakt er integraal deel van uit.

 

 

 

Publicatiedatum: 04/06/2026
Overzicht punten

 

Zitting van 23 april 2026

 

Afdeling P&O

 

Bestuur en Werking

P.3. Dossiernaam: Organisatiebeheersing - rol Audio
Onderwerp: Organisatiebeheersing - rol Audio

 

 

Voorgeschiedenis

25 april 2017: De raad voor maatschappelijk welzijn besluit tot aansluiting bij Audio.

2 maart 2026: Het MAT bespreekt de rol van Audio en besluit een positief advies te verlenen voor uitstap.

17 maart 2026: Het vast bureau besluit een positief advies te verlenen aan de raad voor maatschappelijk welzijn om uit Audio te stappen.

 

Feiten en context

In 2026 wordt, vanuit de eigen dienst organisatiebeheersing van gemeente Tremelo en overlegd in het managementteam, een nieuw kader organisatiebeheersing voorgesteld door de algemeen directeur. De rol van alle actoren in organisatiebeheersing is besproken in het managementteam en in het college van burgemeester en schepenen.

 

Juridische grond

Artikel 217 t.e.m. 220 van het Decreet Lokaal Bestuur, inzake organisatiebeheersing.

 

Advies

Het managementteam adviseert om uit Audio te stappen (besproken op 2 maart 2026). Het nieuwe kader organisatiebeheersing biedt nl. een planning die toelaat zelf voldoende grip te hebben op de tien thema's van organisatiebeheersing. Het lijkt aangewezen de beschikbare middelen de komende jaren eerder in te zetten voor het uitvoeren van acties dan het voeren van bijkomende analyse-oefeningen door een externe partner.

Het vast bureau besloot ook een positief advies te verlenen aan de gemeenteraad om uit Audio te stappen.

 

Argumentatie

Gemeente en OCMW Tremelo zijn lid van Audio sinds 2017. Audio is een professionele interne adviseur die uitsluitend werkt voor lokale besturen en verbonden entiteiten die haar leden vormen. Audio voerde in de periode van 2017 tot 2025 verschillende audits uit in Tremelo.

Jaarlijks is er een kostendekkingsbijdrage van ca. 3000 euro, een bijdrage in de kosten die normaliter wordt verrekend in het budget bij facturatie van een uitgevoerde audit- of adviesopdracht. Voor leden die geen audit of advies bestellen, wordt deze bijdrage afzonderlijk gefactureerd. Dit gebeurt in het kader van de voorwaarden van btw-vrijstelling voor een kostendelende vereniging en het gelijkheidsprincipe. Indien wel een audit uitgevoerd wordt, wordt enkel die audit aangerekend.

De raad van bestuur en de algemene vergadering (AV) van Audio beslisten eind vorig jaar dat gedurende een legislatuur (bv. 2026 - 2031) eenmalig de kostendekkingsbijdrage kan worden kwijtgescholden. Een pauze van één jaar kan dus zonder aanrekening van een kostendekkingsbijdrage. Voor de jaren erna wordt een kostendekkingsbijdrage aangerekend. 

De raad van bestuur en AV beslisten tevens om vanaf 2026 in de maand februari aan alle leden een bijdrage in de kosten van het voortraject van een auditopdracht aan te rekenen. Voor leden die een opdracht bestellen, wordt dit later in mindering gebracht bij de facturatie. Voor leden die geen audit bestellen, geldt dit als kostendekkingsbijdrage.

In 2026 wordt, vanuit de eigen dienst organisatiebeheersing van gemeente Tremelo en overlegd in het managementteam, een nieuw kader organisatiebeheersing voorgesteld aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn door de algemeen directeur. De interne capaciteit om de zelfevaluatie-planning die in dat kader opgenomen is uit te voeren is momenteel aanwezig in de organisatie. Bovendien zijn er diverse actieplannen opgemaakt de voorbije jaren die gerealiseerd dienen te worden. Er wordt dan ook de voorkeur aan gegeven om beschikbare middelen in te zetten voor de uitvoering van concrete verbeteringen eerder dan het inschakelen van een externe partner voor verdere analyse-oefeningen. Er wordt maximaal gebruikgemaakt van de analyse-instrumenten die Audit Vlaanderen doorheen de jaren al ter beschikking stelde van de lokale besturen en de goede praktijken die te vinden zijn in de diverse thematische rapporten van Audit Vlaanderen en op hun website.

 

Artikel 8 van de statuten van Audio luidt: “de hoedanigheid van deelgenoot wordt verloren:

  1. Door ontslag: een deelgenoot kan ontslag nemen bij ter post aangetekende brief gericht aan de voorzitter van de raad van bestuur tijdens de eerste zes maanden van het betrokken werkjaar. De uittreding kan pas aanvang nemen met ingang van 1 januari van het volgend werkingsjaar."

Als het besluit tot ontslag genomen wordt in het eerste semester van 2026 en de kennisgeving aan Audio per aangetekende brief tijdig gebeurt, gaat het ontslag in vanaf 1 januari 2027.

Gezien de beslissing tot toetreding wordt genomen door de raad (gemeenteraad voor gemeente en RMW voor OCMW), dient ook de beslissing tot uittreding genomen te worden door de raad.

 

Financiële weerslag

Er is een positieve financiële weerslag van minimaal 3000 euro per jaar, aangezien de kostendekkingsbijdrage niet meer betaald moet worden. De kosten van uit te voeren audits (minimum vijf in een legislatuur) vallen ook weg.

AC000001 -- gelijkblijvend beleid -- ORG -- MJP000160 -- Erelonen en vergoedingen ontwerp en studieopdrachten (Organisatiebeheersing)

 

BESLUIT

14 stemmen voor: Bert De Wit, Bertrand Eraly, Elynn Van Uffel, Nico Scheers, Diana Van Leemputten, Diane Willems, Jan Van Herck, Luc Goffin, Joris Heremans, Steven De Haes, Hannah Desaever, Conan Mattheus, Mario Mergaerts en Paul Mergaerts

11 stemmen tegen: Paul Dams, Nadia Van Beughem, Leo Van Win, Alain Verschaeren, Chris Lievens, Christoph Torfs, Katrien van Gilse, Jolien Wittemans, Sonja Van Espen, Kimberley Leys en Ludovic Geuens

 

Art. 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit uit Audio te treden, met ingang van 1 januari 2027.

 

Art. 2:

Het besluit tot ontslag wordt bij ter post aangetekende brief gericht aan de voorzitter van de raad van bestuur van Audio.

 

Art 3:

Het auditcomité wordt ontbonden als het ontslag ingaat.

 

 

 

Publicatiedatum: 04/06/2026
Overzicht punten

 

Zitting van 23 april 2026

 

Afdeling Financiële zaken

 

Financiën

P.4. Dossiernaam: Tweede pensioenpijler
Onderwerp: Bijlage tot de toetredingsakte OFP Prolocus van 29/04/2022

 

 

Voorgeschiedenis

        Sectoraal akkoord 2008: aanvullend pensioen voor contractuele medewerkers van lokale besturen

        2010: overheidsopdracht en start groepsverzekering VVSG-FPD bij Belfius Insurance en Ethias

        23 juni 2021: Belfius Insurance en Ethias hebben gezamenlijk besloten de overeenkomst van groepsverzekering voor de contractuele personeelsleden op te zeggen tegen 1 januari 2022

        September 2021: akkoord tussen VVSG en OFP Provant (inmiddels omgevormd naar OFP Prolocus) voor een nieuw aanbod voor aanvullende pensioenen voor lokale besturen

        29 maart 2021: intentieverklaring van het vast bureau om toe te treden tot OFP Prolocus voor de tweede pensioenpijler van de contractuele medewerkers

        28 april 2022: de Raad voor Maatschappelijk welzijn besluit om met ingang van 1 januari 2022 toe te treden tot OFP Prolocus

 

Feiten en context

Net als de meeste andere Vlaamse lokale besturen waren wij tot eind 2021 voor het aanvullend pensioen van onze contractuele medewerkers aangesloten bij de groepsverzekering bij Belfius Insurance en Ethias. Deze groepsverzekering kwam in 2010 tot stand na een overheidsopdracht door de toenmalige RSZPPO, mede op initiatief van de VVSG.

 

Belfius Insurance en Ethias hebben de groepsverzekering in juni 2021 opgezegd tegen 1 januari 2022. Reeds in 2020, ruim voor de opzegging door Belfius Insurance en Ethias, is VVSG begonnen met het onderzoeken van mogelijke nieuwe pistes voor aanvullende pensioenen. Op basis van het gevoerde onderzoek werden verkennende gesprekken opgestart met verschillende spelers op de markt. Dit resulteerde uiteindelijk in september 2021 tot een akkoord met OFP Provant (inmiddels door een statutenwijziging omgevormd naar OFP Prolocus) om tegen 2022 een nieuw aanbod voor aanvullende pensioenen klaar te hebben voor lokale besturen.

 

Het OCMW Tremelo is per 1 januari 2022 toegetreden tot OFP Prolocus.

 

Argumentatie

Op het niveau van OFP Prolocus zijn in mei 2025 administratieve wijzigingen genomen die geen financiële impact hebben voor het bestuur maar wel o.a.een verlaging van de beheerskosten met zich meebrengen.

Deze wijzigingen moeten op lokaal niveau worden bevestigd door het ondertekenen van een bijlage tot de toetredingsakte die op 29 april 2022 door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn werd ondertekend.

De presentatie in bijlage geeft een gedetailleerd overzicht van alle genomen aanpassingen.

 

Financiële weerslag

Pagina 13 t/m 15 van de presentatie geven een samenvatting van de goedkoper en transparanter gemaakte kostenregeling.

 

BESLUIT

eenparig

 

Art. 1:

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de bijlage bij de toetredingsakte OFP Prolocus goed.

 

Art. 2.

De Raad van Maatschappelijk Welzijn verzoekt Jan Van Herck en Wim Vandenbroeck om de volgende documenten te ondertekenen en terug te bezorgen aan OFP Prolocus:

- de bijlage tot de toetredingsakte

- het raadsbesluit tot goedkeuring van de documenten gewijzigd in het kader van het revisietraject 2025 van het OFP Prolocus

 

 

 

Publicatiedatum: 04/06/2026
Disclaimer

Publicatie LBLOD

De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.

Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:

Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.